Polityka prywatności PackRent (Bovmatic Sp. z o.o.)

1. Administrator i kontakt
Administratorem danych jest Bovmatic Sp. z o.o., ul. Kłodzka 61, 04-913 Warszawa, NIP 9522263967, REGON 540376738. Kontakt: kontakt@packrent.pl, +48 605 318 315. (Art. 13 ust. 1 lit. a RODO).

2. Zakres danych
Przetwarzamy dane przekazywane w formularzach i w toku obsługi zamówień (np. dane firmy, NIP, imię i nazwisko osoby kontaktowej, e-mail, telefon, adres dostawy, terminy, wybrane produkty/usługi, treść zapytania) oraz dane eksploatacyjne serwisu (logi, identyfikatory urządzeń/cookies – zgodnie z ustawieniami zgód cookies).

3. Cele i podstawy prawne
a) Obsługa zapytań i realizacja umów (zamówienia, dostawa, rozliczenia) – art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
b) Obowiązki prawne (rachunkowość, podatki) – art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
c) Uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f): bezpieczeństwo serwisu, obrona roszczeń, komunikacja operacyjna, analityka podstawowa.
d) Marketing bezpośredni wyłącznie na podstawie odrębnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a); kanały elektroniczne wymagają odrębnych zgód zgodnie z PKE.

4. Informacje o AI (AI Act)
W ograniczonym zakresie używamy narzędzi AI do wsparcia obsługi (np. porządkowanie informacji, szkice odpowiedzi, weryfikacja kompletności pól). Informujemy o interakcji z AI i oznaczamy treści syntetyczne. Nie stosujemy profilowania prowadzącego do wyłącznie zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne wobec klientów; zapewniamy ludzką interwencję w procesie decyzyjnym. (Wymogi przejrzystości wynikające z AI Act; akt wszedł w życie 1.08.2024 i stosuje się etapowo — m.in. dla GPAI od 2.08.2025).

5. Odbiorcy danych
Podmioty przetwarzające na nasze zlecenie (hosting/IT/CRM/poczta, operatorzy płatności, serwis/logistyka), doradcy (księgowość/kancelarie) oraz podmioty uprawnione na mocy prawa.

6. Transfery poza EOG
Jeśli korzystamy z dostawców mających serwery poza EOG, zapewniamy mechanizmy wymagane rozdz. V RODO (np. SCC), dodatkowe środki techniczne i ocenę wpływu transferu, zgodnie z wytycznymi EDPB. Szczegóły dot. konkretnych narzędzi podajemy na żądanie.

7. Okresy przechowywania
• zapytania/oferty – co do zasady do 12 miesięcy od zamknięcia sprawy;
• dokumenty umowne/rozliczeniowe – przez okres wymagany przepisami (np. podatkowymi);
• dane na podstawie zgody – do czasu wycofania;
• dane z logów/analityki – zgodnie z cyklem retencji i konfiguracją cookies.

8. Prawa osób, których dane dotyczą
Masz prawo: dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia, sprzeciwu (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f), oraz wycofania zgody w każdym czasie (bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania). Przysługuje Ci także prawo wniesienia skargi do Prezesa UODO. (Zakres wynikający z art. 13 RODO).

9. Wymóg podania danych
Podanie danych w polach oznaczonych jako wymagane jest niezbędne do przedstawienia oferty i zawarcia/realizacji umowy; konsekwencją braku będzie niemożność obsługi. (Art. 13 ust. 2 lit. e RODO).

10. Cookies i podobne technologie
Stosujemy pliki cookies i podobne technologie dla zapewnienia działania serwisu i podstawowej analityki; zakres zależy od ustawień zgód cookies po stronie użytkownika. Informacje szczegółowe (kategorie, dostawcy, okresy) podajemy w banerze cookies/podstronie „Ustawienia prywatności”.

11. Zmiany dokumentu
Polityka prywatności może być aktualizowana wraz ze zmianami przepisów (w tym etapowym stosowaniem AI Act) lub funkcjonalności serwisu; zawsze podajemy datę wersji i publikujemy zmiany na stronie. (AI Act – stosowanie etapowe; wejście w życie 1.08.2024; dalsze obowiązki w kolejnych terminach).

---

Klauzula informacyjna RODO

Administrator danych: Bovmatic Sp. z o.o., ul. Kłodzka 61, 04-913 Warszawa, NIP 9522263967, REGON 540376738, e-mail: kontakt@packrent.pl, tel. +48 605 318 315.

Cele i podstawy przetwarzania:
• obsługa zapytania, przygotowanie oferty i zawarcie/realizacja umowy najmu – art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• realizacja obowiązków prawnych (np. rachunkowych/podatkowych) – art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń oraz bieżąca komunikacja operacyjna – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes);
• marketing bezpośredni wyłącznie na podstawie dobrowolnej zgody – art. 6 ust. 1 lit. a RODO; dla kontaktu marketingowego przez e-mail/telefon/SMS wymagane są odrębne zgody wynikające z Prawa komunikacji elektronicznej (PKE).

Kategorie odbiorców danych: dostawcy IT/hostingu/CRM/poczty, operatorzy płatności/firmy kurierskie/serwisowe, kancelarie/biuro rachunkowe, podmioty uprawnione na mocy prawa.
Okres przechowywania: przez czas niezbędny do obsługi zapytania; po zawarciu umowy — przez jej okres i czas przedawnienia roszczeń; dane księgowe — zgodnie z przepisami; dane przetwarzane na podstawie zgody — do jej wycofania.
Prawa osoby: dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia, sprzeciwu (gdy podstawą jest uzasadniony interes), prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania), prawo wniesienia skargi do Prezesa UODO. (Zakres informacji wymagany przez art. 13 RODO).

Dobrowolność danych: podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do przedstawienia oferty i zawarcia/realizacji umowy; brak danych może to uniemożliwić.
IOD: jeżeli powołamy Inspektora Ochrony Danych, opublikujemy jego dane kontaktowe w Polityce prywatności.
Międzynarodowe transfery: jeśli dochodzi do przekazania danych poza EOG (np. dostawcy chmurowi), stosujemy mechanizmy wymagane rozdz. V RODO (np. standardowe klauzule umowne); informacje szczegółowe publikujemy w Polityce prywatności.

---

Oświadczenie dot. AI (AI Act)

Informacja o wykorzystaniu narzędzi AI (AI Act):
W procesie obsługi zapytań i zamówień możemy korzystać z narzędzi sztucznej inteligencji (w tym asystentów/agentów AI) w celach pomocniczych: weryfikacja kompletności danych, tworzenie szkiców odpowiedzi, porządkowanie informacji i obsługa statusu zgłoszeń. Informujemy, że w tych obszarach zachodzi interakcja z systemami AI. Nie podejmujemy decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany — decyzje handlowe są zatwierdzane przez człowieka. Treści wytworzone przez AI (np. podpowiedzi, wiadomości) oznaczamy jako treści wygenerowane przez AI. W razie wątpliwości zapewniamy kontakt z osobą kompetentną. (Podstawa: obowiązki przejrzystości/oznaczania treści syntetycznych przewidziane w AI Act; akt wszedł w życie 1.08.2024 i stosuje się stopniowo, w tym wymogi przejrzystości oraz dla GPAI od 2.08.2025).

---

Główne źródła

PKE (Dz.U. 2024 poz. 1221) — nowe zasady kontaktu marketingowego (od 10.11.2024).

AI Act — komunikat KE o wejściu w życie (1.08.2024) i harmonogram stosowania; przegląd obowiązków przejrzystości.

AI Act — art. 50 (przejrzystość, oznaczanie treści syntetycznych) — omówienie i brzmienie.

RODO — art. 13 (obowiązek informacyjny) — tekst aktu na EUR-Lex.

EDPB — wytyczne ws. zgody (05/2020) — dobrowolność, konkretność, łatwość wycofania.