CAPEX vs OPEX w praktyce — sezonowy najem owijarki palet w PackRent
Studium przypadku firmy „Logi-Fresh”
Profil firmy: średniej wielkości magazyn logistyczny z sektora FMCG. W okresie czerwiec-sierpień obsługuje 2-krotnie większy wolumen palet (kampania napojów w sieci marketów).
1. Wyjściowe wyzwanie
- Potrzeba: dodatkowa owijarka do palet na tylko 3 miesiące.
- Dylemat: kupić (CAPEX) czy wynająć w PackRent (OPEX)?
2. Porównanie finansowo-podatkowe
| Zakup (CAPEX) | Wynajem PackRent (OPEX) | |
|---|---|---|
| Cena owijarki | 20 000 zł netto + 900 zł transport/instalacja = 20 900 zł | |
| Stawka amortyzacji | 10 % rocznie (KŚT 435 – maszyny do pakowania) | – |
| Odpis w 3 mies. | 20 900 × 10 % ÷ 12 × 3 ≈ 522 zł w KUP | |
| Koszt najmu | 80 zł / doba × 65 dni = 5 200 zł + 900 zł logistyka = 6 100 zł | |
| Ujęcie księgowe | Środek trwały → amortyzacja liniowa | Usługa obca → pełny koszt w miesiącu faktury |
| VAT do odliczenia | 4 807 zł jednorazowo | 1 403 zł w trzech ratach |
| Wypływ gotówki (3 mies.) | 20 900 zł | 6 100 zł |
| Ryzyko serwisu | Po stronie firmy (przeglądy, części) | W cenie najmu + maszyna zastępcza 24 h |
| Po sezonie | Sprzęt zalega / trzeba sprzedać | Zwrot do PackRent — 0 kosztów przechowywania |
3. Kluczowe aspekty prawno-księgowe
- Klasyfikacja i amortyzacja – owijarki mieszczą się w grupie KŚT 435; stawka amortyzacji liniowej 10 % rocznie.
- VAT – zarówno przy zakupie, jak i przy najmie, podatnik ma prawo odliczyć VAT naliczony (art. 86 ustawy o VAT), lecz przy CAPEX tarcza podatkowa w CIT/PIT tworzy się wolniej (tylko w wysokości odpisów).
- Koszty uzyskania przychodu – wydatki najmu wchodzą w KUP w całości w miesiącach faktur (art. 15 ust. 4d CIT), podczas gdy zakup amortyzuje się latami.
4. Wynik decyzji firmy „Logi-Fresh”
| CAPEX | OPEX | |
|---|---|---|
| Łączny wydatek gotówkowy (3 mies.) | 20 900 zł | 6 100 zł |
| Realna tarcza podatkowa (CIT 19 %) | 99 zł | 988 zł |
| Neto-cash po podatku | 20 801 zł | 5 112 zł |
Oszczędność gotówki: 15 689 zł na rzecz modelu OPEX.
Dodatkowe korzyści: brak ryzyka awarii, elastyczność zwrotu po sezonie, brak amortyzacji „martwego” sprzętu.
5. Lekcje dla przedsiębiorstw
- Sezonowe lub projektowe użycie (< 12 mies.) – niemal zawsze tańsze jako OPEX.
- CAPEX opłaca się dopiero przy ciągłej, wieloletniej eksploatacji po uwzględnieniu serwisu, finansowania i utraty wartości urządzenia.
- Model najmu PackRent przenosi ciężar serwisu i ryzyka technicznego na wynajmującego, a firmie pozwala skupić się na core-biznesie.
6. Podsumowanie
Case firmy „Logi-Fresh” pokazuje, że krótkoterminowy wynajem owijarki przez PackRent to:
- 3 × niższy wydatek gotówkowy,
- 10 × większa korzyść podatkowa w pierwszych 3 miesiącach,
- 0 ryzyka serwisowego i magazynowego po zakończeniu sezonu.
Wniosek: dla przedsiębiorstw z pikami produkcyjnymi model OPEX stanowi finansowo i operacyjnie optymalny wybór. PackRent dostarcza sprzęt „pod klucz”, a firma zachowuje płynność i elastyczność — kluczowe przewagi w dzisiejszej gospodarce just-in-time.
(Niniejszy materiał ma charakter poglądowy; przed podjęciem decyzji skonsultuj szczegóły z księgowym lub doradcą podatkowym).
Czym jest CAPEX, a czym OPEX?
Definicje, porównanie i praktyczne wskazówki wyboru odpowiedniego modelu finansowania
1. Definicje podstawowe
| Pojęcie | Rozwinięcie | Co obejmuje? | Ujęcie księgowe i podatkowe |
|---|---|---|---|
| CAPEX | Capital Expenditure – nakłady inwestycyjne | Zakup lub wytworzenie środków trwałych (maszyny, linie produkcyjne, nieruchomości, oprogramowanie powyżej progu środka trwałego) | Aktywizowane w bilansie; koszt rozliczany w czasie przez amortyzację (odpisy roczne) |
| OPEX | Operating Expenditure – koszty operacyjne | Wydatki bieżące na działalność (energia, wynagrodzenia, materiały, najem maszyn, serwis, licencje SaaS) | Księgowane w wyniku finansowym w okresie poniesienia (koszt uzyskania przychodu na bieżąco) |
2. Główne różnice CAPEX vs OPEX
| Kryterium | CAPEX (zakup) | OPEX (wynajem/usługa) |
|---|---|---|
| Wpływ na cash-flow | Jednorazowy, często wysoki wypływ gotówki | Równomierne, przewidywalne raty miesięczne |
| Podatek dochodowy | Tarcza podatkowa rozłożona w czasie (amortyzacja) | Pełna tarcza podatkowa w miesiącu kosztu |
| Bilans | Wzrost aktywów i wskaźnika zadłużenia (przy finansowaniu) | Brak aktywów – koszt obciąża wynik, bilans „lżejszy” |
| Ryzyko techniczne | Po stronie właściciela (serwis, przestoje) | Zwykle po stronie dostawcy usługi (SLA, maszyna zastępcza) |
| Elastyczność | Trudniej dostosować skalę (sprzedaż, odpis, magazynowanie) | Łatwy wzrost / redukcja mocy – rozwiązujesz umowę lub wymieniasz na inny sprzęt |
| Wartość rezydualna | Można odsprzedać, ale ryzyko utraty wartości | Brak – po zakończeniu umowy zwracasz sprzęt |
3. Kiedy warto wybrać CAPEX?
- Użytkowanie długoterminowe
- Maszyna będzie pracować nieprzerwanie przez ≥ 4–5 lat i zapewnia przewidywalny zwrot.
- Strategiczna przewaga technologiczna
- Krytyczny sprzęt lub linia daje unikalne know-how – chcesz mieć pełną kontrolę.
- Dostęp do taniego finansowania
- Niskooprocentowany kredyt/leasing lub środki z dotacji UE.
- Amortyzacja przy wysokich zyskach
- Duży CIT/PIT do zapłacenia – długi odpis amortyzacyjny jest atutem planowania podatkowego.
Przykład: fabryka mleczarska kupuje automatyczną linię nalewczo-pakującą wartą 5 mln zł, która będzie pracować 24/7 przez 10 lat.
4. Kiedy lepszy jest OPEX?
- Sezonowy lub projektowy popyt
- Potrzebujesz sprzętu tylko kilka miesięcy w roku (np. dodatkowa owijarka palet na okres świąteczny).
- Szybka skalowalność/start-up
- Firma rośnie dynamicznie, nie chce zamrażać kapitału w sprzęcie, woli inwestować w produkt i marketing.
- Technologia szybko się starzeje
- Ryzyko, że maszyna czy oprogramowanie będzie przestarzałe za 2–3 lata (IT, automatyka).
- Model „Asset-Light” w bilansie
- Spółka usługowa dba o wskaźniki (ROA, lewarowanie); niski CAPEX ułatwia pozyskanie inwestorów.
- Outsourcing ryzyka serwisowego
- W umowie najmu/abonamentu serwis i części leżą po stronie dostawcy (SLA 24 h, sprzęt zastępczy).
Przykład: sklep internetowy wynajmuje maszyny pakujące w modelu „pay-per-package” – płaci tylko, gdy pakuje zamówienia.
5. Hybrydy i nowe trendy
- MaaS / Equipment-as-a-Service – abonament za efekt (np. opłata za zapakowaną paletę) łączy OPEX z gwarantowaną dostępnością sprzętu.
- Leasing operacyjny – podatkowo zbliżony do OPEX (raty w koszt), ale po spłacie można wykupić aktywo.
- Modele subskrypcyjne SaaS w IT – klasyczny CAPEX (licencja wieczysta) wypierany przez miesięczne opłaty OPEX.
6. Check-lista wyboru dla menedżera finansowego
- Jaki jest czas realnego wykorzystania aktywa?
- Czy technologia będzie aktualna za 5 lat?
- Jakie są koszty serwisu i potencjalnych przestojów?
- Czy firma potrzebuje mocnego bilansu czy płynności?
- Czy istnieją korzystne źródła finansowania (kredyt, leasing, dotacja)?
- Jak model wpłynie na wskaźniki finansowe (EBITDA, ROA, Debt/EBITDA)?
7. Podsumowanie
- CAPEX = inwestycja długookresowa, większa kontrola, ale duży wydatek z góry i ryzyko starzenia się aktywa.
- OPEX = płacisz za używanie, przenosisz ryzyka serwisowe, szybciej ujmujesz koszt – idealne, gdy potrzebujesz elastyczności i ochrony cash-flow.
Najlepszym podejściem często okazuje się miks obu modeli: kluczowe maszyny w CAPEX, a sprzęt sezonowy lub pomocniczy w OPEX (wynajem lub subskrypcja). Taka strategia optymalizuje bilans, podatki i efektywność operacyjną przedsiębiorstwa.